【開発事例】勤務時間から給与計算を自動化するExcelツール― VBAを使わず、関数のみで実装した設計と構成 ―

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

概要｜勤務時間から給与計算を自動化するExcelツール

本記事では、

・勤務時間から給与を自動計算するExcelツールの構成

・VBAを使わず関数のみで実装した考え方

・実際のシート構成例

を紹介します。

給与計算は一見単純に見えますが、勤務時間帯・残業・深夜・休日・会社独自ルールなどが絡むことで、手作業や目視確認が発生しやすい業務の一つです。

本事例では、そうした業務を Excel で整理・自動化した構成を解説します。

背景｜給与計算業務で起こりやすい課題

給与計算業務では、次のような課題がよく発生します。

• 出勤・退勤・休憩時間を入力しても、時間帯ごとの内訳（通常／深夜／早出）が分かりづらい

• 残業・深夜・休日が混在し、計算ミスが起きやすい

• 給与計算ソフトでは自社ルールに合わない

• 従業員が増えるたびに Excel ファイルが複雑化する

特に、「時間帯によって計算方法が変わる」「会社独自のルールがある」といったケースでは、既製ツールでは対応しきれないことも多くあります。

その結果、

• 手計算

• 補助的な Excel ファイルの乱立

• 最終的な目視チェック

といった非効率な運用になりがちです。

本事例で目指したこと

今回の Excel ツールでは、次の点を重視して設計しています。

• 勤務時間を入力するだけで、労働時間・残業時間・各時間帯の内訳が自動で分かる

• 従業員ごとの勤務状況を、1シートで完結して管理できる

• 給与計算ルールの変更があっても、後から調整しやすい構成にする

• VBA に依存せず、Excel の関数だけで実装する

このような考え方から、「構成」と「計算ロジック」そのものを整理することを重視しています。

詳細仕様（本ツールの前提ルール）

入力項目

従業員ごとに、以下の情報を入力します。

• 有給取得時間

• 出張かどうか

• 出勤時刻

• 退勤時刻

• 休憩時間

• 深夜帯休憩時間

給与計算に関する前提

• 基本給

• 時間給

• 時間外時給

• 法定外時給

• 深夜割増時給

• 休日出勤時給

を個別に設定できる構成としています。

休日・時間帯の扱い

• 日曜日は休日として判定

• 法定外休日は「設定」シートに事前登録

• 5:00〜22:00 は通常勤務時間

• 22:00〜5:00（29:00）は深夜勤務時間として深夜割増で計算

• 5:00〜8:00 は早出時間帯として判定（※給与計算には直接影響しない）

実働時間の計算

実働時間は以下の式で算出します。

• 退勤時刻 − 出勤時刻

• − 休憩時間

• − 深夜帯休憩時間

8時間を超える分は時間外労働として扱い、時間外時給で計算します。

技術要素｜設計と計算の考え方

時間帯ごとの労働時間判定

出勤時刻・退勤時刻から、

• 早出時間帯

• 通常時間帯

• 深夜時間帯

それぞれに どれだけ労働時間が含まれるか を計算しています。

そのために、各時間帯の労働時間を 1時間単位に分割して判定するという方法を採用しています。

24時以降の時刻入力ルール

計算を単純化し、ルールを統一するため、

• 0:00 → 24:00

• 1:00 → 25:00

といった形で入力する運用としています。

これにより、日付をまたぐ計算でも複雑な条件分岐を減らすことができます。

【レイアウト】

○「設定」シート

こちらに法定外休日の日付を一覧で入力する

○従業員ごとのシート

「設定」シートで入力した法定外休日をCOUNTIF関数で判定している。

また、休日に当たる部分は網掛けの条件付き書式を設定することで、2種類以上の色で情報を確認できるようにしている

・年月は次に説明する「集計」シートにて設定したものを参照している（ここで入力は不要）

・出勤時刻、退勤時刻から早出時間帯、通常時間帯、深夜時間帯にどれだけ労働時間があるかを計算するために、各時間帯での労働時間を1時間ごとに分けて計算している。

・時刻の入力は計算がしやすさと、ルールの統一性を優先して0時以降は24時、25時と入力するようにしている。

・従業員の数だけ複製して使用できるようにしてある。

○「集計」シート

・B列の従業員氏名をシート名として参照し、従業員別シートでの名前定義（有給、出張、休憩、実働、早出）なども利用してOFFSET関数とINDIRECT関数で値を参照するようにしている。

まとめ

給与計算は、

• 正確性

• 再現性

• ルール変更への耐性

が求められる業務です。

本事例のように、Excel の構成そのものを整理し、計算ルールを明確化することで、手作業や確認作業を大きく減らすことができます。

会社ごとに給与計算ルールは異なるため、本記事の内容はあくまで一例ですが、Excel を使ったオーダーメイド構築の考え方として参考になれば幸いです。