【開発事例】訪問看護のFAX送信状をダブルクリックで自動作成！業務効率化マクロの導入効果
- 永富シオン
- 6 日前
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※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。 ■背景と課題
今回は、訪問看護事業所のFAX送信作業を効率化したいというご要望です。
この事業所では、他社事業所にFAXを送る際の文面をExcelで作っていました。
現状では、事業所名や宛名を、事業所一覧からコピペして作成しており、選択ミスや入力ミスが発生しています。FAX送信は頻繁に行うため、入力工数がかさんでいる状況です。
宛名や文面を送り先ごとに手作業で調整する手間を減らしたく、当方にご相談をいただきました。
実際に仕様されていたExcelは2つのシートで構成されていました。
FAX送信状
ケアマネ事務所とケアマネ名前一覧
このExcelに対して、当方で作業効率化のためのマクロを実装しました。
■動作デモンストレーション
開発したマクロ「FAX送信状」の実際の動作のデモンストレーションをご確認ください。
詳細の機能等の説明は以降で説明いたします。
■シート構成・内容
マクロを実装したExcelのシート構成と内容を解説します。
① 利用者・題材・ケアマネ情報の選択と転記
以下の2シートの対象セルをダブルクリックすると、該当情報が指定されたセルに転記されます。
ケアマネ一覧シート
送信状シート
これは、FAX送信状を作る際のコピペ工数を減らすことが目的です。
1シートずつ解説していきます。
ケアマネ一覧シート
ケアマネ一覧シートでは、事業所名をダブルクリックすると、その事業所名がFAX送信状に自動で反映されるようにしました。
また同時に、その事業所のケアマネ全員の氏名が、FAX送信状の欄外に反映されます。このケアマネの氏名は、次項で紹介する送信状シート上での操作に使うものです。
ダブルクリックするだけで選べるので、コピペの手間が省けますし、マウスから手を離すことなく操作が続けられます。
送信状シート
送信状シートでは、以下の3つをFAX送信状に反映させる作業を素早く行えるマクロを実装しました。
宛名
差出人
件名
3つのエリアをダブルクリックすると、ダブルクリックしたセルの値が、それぞれ所定のエリアに自動で反映されます。
ダブルクリックで値の反映が完結するので、コピペの手間や入力のミスは発生しません。
② 文章作成の補助操作（文章作成シート）
送信状シートの本文欄に記載する文章を、効率的に作成できるようにしました。
FAXの本文欄に記載する文章は、文章作成シートのB3セルもしくはB6セルのいずれかから選びます。
セル | 自動で反映されるエリア |
|---|---|
B3 | ダブルクリックで定型文を作るエリア |
B6 | 自由に文章を記述できるエリア |
選ぶ際は、B3もしくはB6セルをダブルクリックするだけです。
B3セルで定型文を作る際にも、ダブルクリックの機能を使います。
D～H列に用意した定型文をダブルクリックすると、その文章がB3セルに表示されます。
D～H列はそれぞれ1〜5文目に対応しており、5つの文を自由に設定できます。
■結果・導入後の効果
「マウスだけでFAX送信状が作れるようになった」と現場のスタッフから好評をいただいています。
従来は、宛名や文面をコピー＆ペーストして入力していましたが、現在はマウス操作のみで完結します。
入力ミスの削減に加え、1件あたりの作成時間も短縮。事業所の増減にも自動で対応できるため、運用コストも低く抑えられました。
今回の効率化マクロは、訪問看護の現場だけでなく、他業種でもお使いいただけます。
「自社の現場でも使えるかな？」と気になった際は、ぜひお気軽にご相談ください。課題解決に向け、貴社に最適化した形でご提案いたします。
執筆者：永富シオン
X(旧Twitter)：https://x.com/co13n
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