【開発事例】Excel VBAとGoogleスプレッドシートによる訪問介護のシフト管理・連絡効率化ツール

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

概要｜Excel VBAとGoogleスプレッドシートによる訪問介護のシフト管理・連絡効率化

本ツールは、Excel VBA を中核として、Google スプレッドシート・Google ドライブ・Gmail・Google カレンダーを連携させることで、訪問介護における シフト管理と連絡業務を一体化・自動化 する仕組みです。

日々のシフト入力や調整は、使い慣れた Excel VBA 上で完結し、確定したシフト情報を Google スプレッドシート経由で共有。そのデータをもとに、

• 担当ヘルパーへの Gmail予約送信による事前通知

• 各担当者の Googleカレンダーへのスケジュール自動登録

を行うことで、「入力・共有・連絡・予定登録」までを 一連の流れとして自動処理 できる構成になっています。

Excelの操作性を活かしながら、Googleのクラウド機能を組み合わせることで、現場負担を最小限に抑えつつ、連絡漏れや確認作業を大幅に削減 することを目的としたツールです。

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使い分けポイント

• Excel VBA　→ 入力・管理・ロジックの中心（現場が一番触る部分）

• Google スプレッドシート / ドライブ　→ データ受け渡し・クラウド連携のハブ

• Gmail（予約送信）　→ ヘルパーへの自動連絡

• Google カレンダー　→ 担当予定の可視化・個人管理への反映

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実際の画面イメージと功能

Excel側構築した部分の実際の仕様を紹介します。

1. 一覧表形式のシフト表

本ツールでは、Excel上に カレンダー形式のシフト表 を用意し、日々の訪問介護スケジュールを一覧で管理できるようにしています。

各枠には、利用者名・対応ヘルパー・開始時刻／終了時刻 を入力し、「誰が・いつ・どの利用者に対応するのか」を一目で把握できます。

シフト表は 月単位（例：11月・12月）でシートを分けて管理 しており、対象月を切り替えながら入力・確認が可能です。

一覧性を重視したレイアウトにより、日ごとの予定や担当状況を視覚的に確認でき、現場での確認作業や調整をスムーズに行えます。

この画面で入力・確定したシフト情報が、後続の CSV出力・メール通知・Googleカレンダー登録 の起点となります。

2. ボタン入力形式

各日付・各枠のシフト入力は、セルをダブルクリックするだけで入力画面が表示される仕組みになっています。

表示される一覧から、利用者・対応ヘルパー・区分 をボタンで選択することで、キーボード入力を行わずに簡単に入力できます。

一覧はあらかじめ 別シートにマスタとして用意しており、利用者やヘルパーの追加・変更にも柔軟に対応可能です。

入力候補を制限することで、入力ミスや表記ゆれを防ぎ、シフトデータの品質を安定させています。

Excelに不慣れな方でも操作しやすい、現場向けの入力方式 を意識した設計です。

• 

3. ヘルパー・利用者ごとのカレンダー表示

入力されたシフト情報をもとに、ヘルパー別・利用者別のスケジュールをカレンダー形式で表示 します。

対象の ヘルパー、または利用者を選択するだけで、該当する予定を 1か月分まとめて一覧表示 できる仕組みです。

各日付には、対応時間・相手（利用者／ヘルパー）をまとめて表示し、日ごとの予定を直感的に確認できます。

一覧表形式の入力画面とは異なり、こちらは 確認・把握を目的とした表示専用画面 として設計しています。

これにより、

• ヘルパー目線での稼働状況確認

• 利用者目線での訪問予定確認

を切り替えながら行うことが可能です。

シフト全体を俯瞰して確認できるため、予定の重複や偏りのチェックにも役立ちます。

4. 時間幅マップ式グラフ（時間帯の可視化）

このシートでは、どの時間帯に・どのヘルパーが・誰を対応しているか を時間軸で一覧表示します。

縦軸にヘルパー、横軸に時間帯を配置し、対応中の時間を 色付きブロックで可視化 することで、日別の稼働状況を直感的に把握できます。

これにより、

• 特定時間帯への業務集中

• ヘルパーごとの稼働バランス

• 空き時間や重複対応の有無

を一目で確認することが可能です。

一覧表やカレンダー表示では把握しにくい「時間の偏り」や「負荷感」 を視覚的に捉えられる点が特徴です。

シフトの調整や人員配置を検討する際の判断材料として有効な分析用シート となっています。

• 

5. 実績記録票の自動作成

入力されたシフト情報をもとに、利用者ごとの実績記録票を自動作成 する機能です。

対象となる利用者を選択するだけで、該当月のシフト内容から日付・時間・サービス内容 を自動で反映した帳票を生成します。

実績記録票は、複数のサービス区分・フォーマットに対応 しており、区分に応じて必要な項目やレイアウトを自動的に切り替えます。

これにより、

• 手書き・転記作業の削減

• 記載漏れ・記入ミスの防止

• 帳票作成にかかる作業時間の短縮

を実現しています。

シフト管理から実績記録作成までをExcel上で一貫して処理できる点 が、本機能の大きな特徴です。

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Googleカレンダー・メール連携の仕組み

本ツールでは、Excel VBA を起点として作成したシフトデータを、CSVファイルとして自動出力し、Googleサービスと連携する構成を採用しています。

全体のデータ連携の流れ

1. Excel VBA側でシフト情報を確定

2. シフト内容を CSVファイルとしてGoogleドライブ上の指定フォルダへ自動出力

3. Googleドライブ上のCSVをGoogleスプレッドシートがオンライン上で自動読み込み

4. 読み込んだデータをもとに

   • メール送信

   • Googleカレンダー登録をそれぞれ自動実行

この構成により、Excelで入力・管理したデータを 手作業なしでクラウド連携 させることが可能です。

Googleスプレッドシートは用途別に2種類

Googleスプレッドシートは、役割ごとに 2種類 に分けて構築しています。

① メール送信用スプレッドシート

Excelから出力されたCSVには、以下の情報をあらかじめ含めています。

• 送信先メールアドレス

• 送信する本文内容

• 送信予定日時

GoogleスプレッドシートでCSVを受け取り、Google Apps Script（GAS）のトリガー機能 を用いて、

• 指定した日時に

• 指定した内容のメールを

• Gmailから自動送信

する仕組みを構築しています。

これにより、「前日の夜に通知」「1時間前・2時間前のリマインド」など、人的な操作を行わずに確実な事前連絡 が可能になります。

② Googleカレンダー登録用スプレッドシート

Googleカレンダーへの登録についても、Excelから出力されたCSVをもとに自動処理を行います。

あらかじめ、

• 各ヘルパーの GoogleカレンダーID

• そのカレンダーに対する 編集権限の共有

を設定しておくことで、GASから各ヘルパーのカレンダーへ 直接予定を自動登録 します。

カレンダー変更時の自動上書き処理にも対応

技術的に重要なポイントとして、シフト変更時のカレンダー更新処理 も実装しています。

• 既に登録済みの予定がある場合

• シフト内容が変更された場合

には、

1. 変更前の予定を 自動的に検索・削除

2. 最新のシフト内容で 新しい予定を再登録

という流れで処理を行います。

これにより、

• 古い予定が残り続ける

• 手動で削除・修正が必要になる

といった問題を防ぎ、常に最新のシフト情報がカレンダーに反映される状態 を維持できます。

Excel × Google連携による実用性

この仕組みによって、

• シフト入力・調整は Excelで完結

• 連絡・予定登録は Google側で全自動

• 現場側の操作負担を最小限に抑制

という、実務に耐える現場向けの自動化構成 を実現しています。

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設計背景（Google連携を採用した理由）

なお、本ツールの以前のバージョンでは、Excel VBA と Outlook を連携したメール送信方式 を採用していました。

しかし、Outlookを利用した場合、

• メール送信を行う PCが常に起動している必要がある

• 前日夜のリマインド送信などでは、深夜帯までPCを起動したままにする必要がある

• 実質的に、人がいない時間帯でもPCを管理する運用が必要になる

といった 現場運用上の制約 がありました。

特に、前日の夜や早朝といった 非稼働時間帯に送信したい通知 において、「PCを起動しておく」「誰かが管理する」という前提は、現実的な運用とは言えない課題でした。

Googleサービス連携への移行による改善

こうした制約を解消するため、PCの起動状態に依存しない仕組み として、

• Google スプレッドシート

• Gmail（予約送信・GASトリガー）

• Google カレンダー

• 
  

を組み合わせた構成へと移行しています。

この構成では、

• PCがシャットダウンされていても

• 深夜・早朝といった時間帯でも

クラウド上で自動的に処理が実行 されるため、人手による管理や待機を一切必要としません。

実運用を前提とした設計判断

単に「技術的にできる」だけでなく、

• 現場で無理なく回せるか

• 運用が属人化しないか

• 時間帯の制約を受けないか

といった観点から検討した結果、Excel × Google連携によるクラウド実行型の構成 を採用しています。

この判断により、

• 確実なリマインド通知

• 管理者の負担軽減

• 長期運用に耐える安定性

を両立したシステムを実現しています。

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おわりに

日々の業務をいかに無理なく回せるかは、訪問介護の現場において非常に重要なテーマです。

本ツールでは、シフト入力・確認・可視化・連絡・実績記録作成 までをExcel VBA を起点に一貫して管理し、必要な処理だけを Google サービスと連携させることで、現場の操作負担を増やさずに自動化を実現 しています。

特に、PCの起動状態に依存しないメール通知やカレンダー連携は、実運用を想定したうえでの設計判断であり、長期的に安定して使い続けられる仕組みを意識しています。

Excelの操作性と、Googleのクラウド機能を組み合わせることで、高価な専用システムを導入せずとも、現場に即した実践的な業務改善 を行うことが可能です。

本事例が、訪問介護をはじめとする現場業務のDXを検討する際の一つの参考になれば幸いです。