【開発事例】訪問介護のシフト管理ツール

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。 私たちの開発事例の一つとして、訪問介護機関の方向けに、介護シフトの管理や師とヘルパーの連絡の効率化を目的としたExcelVBAツールを紹介します。

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ツールの概要

• 一年分のシフトを一本のExcelファイルで管理

• シートごとに1ヶ月分のシフト入力が可能、1ブックで1年分の入力

• 利用者、ヘルパー、サービス区分を一括で管理

• Googleカレンダー/メール連携機能と連動

  
  

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実際の画面イメージと功能

1. 一覧表形式のシフト表

平日から土日までの仕事について、使用者名、時間、対応ヘルパーを表示。

• リストからボタンで選択入力

• カラーコードで区分を表示、覚えやすい

2. ボタン入力形式

• 利用者、ヘルパー、区分をボタンで簡単入力

• 入力形式は自由に変更可能

  

  
  

3. ヘルパー・利用者ごとのカレンダー表示

• 日付と時間、対応者を一括表示

• スケジュールを一視して確認

4. 時間幅マップ式グラフ

• 誰が何時間に対応しているかを日別に可視化

• 件数、時間の分布を検討に有効

  

  
  

5. 実績記録票の自動作成

• 8種類のサービス区分に対応

• 使用者のシフトから実績記録を自動生成

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Googleカレンダーやメール連携

自動連絡メール

• 次回担当日の前日の夜、定時に自動送信

• 事前の1時間、2時間前のリマインダーも可能

  
  

Googleカレンダーへの自動登録

• 各ヘルパーのGoogleカレンダーIDを持っておき、CSV経由で登録

  
  

実装方法

1. Excel側で定義したシフトをCSV出力

2. Googleスプレッドシートに読み込み

3. GASとトリガーを用いて指定時刻に送信/登録

   
   

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おわりに

日々の作業を簡素化することは、介護現場の負担軽減に直筆します。ExcelとGoogleサービスを組み合わせることで、コストを抑えながらも実践的な自動化を実現することができます。

この事例が、介護現場のDXに役立てば幸いです。