【開発事例】福祉施設向け：介護用品の月次業務を自動化するExcelツール

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

■ 背景と課題

介護用品の月次発注や配布記録を行う現場では、

• 利用者ごとの自己負担率（0%、10%、20%など）の設定

• 一部品目の公費適用・除外ルールの判断

• 一定金額を超えた場合の自己負担額計算

• 提出様式に沿った帳票（受領書など）の作成

  
  

といった複雑な業務を人手で管理しているケースが少なくありません。特に、自治体への提出資料を含むこれらの作業には、毎月多くの時間と注意力が求められ、職員の精神的・肉体的な負担も大きくなっていました。

実際にヒアリングを行う中で、

• 「利用者ごとに計算方法が違うので、月末は毎回手計算で2〜3日かかっている」

• 「介護職員が空き時間に記入しているが、記入ミスが多くて確認作業に時間がかかる」

• 「新人が担当になった月は帳票提出の遅れが発生した」といった現場の声も寄せられていました。

  
  

  

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■ 導入したExcel自動化ツールの概要

今回導入したのは、こうした日々の業務をExcel上で完結できるようにする専用VBAツールです。以下のようなポイントを備えています：

✅ 入力作業のミスを防ぐ

• 利用者台帳に対して商品コードを選ぶだけで、金額や分類が自動入力

• 金額計算や分類ミスを防ぎ、ダブルチェックが不要に

利用者の基本情報（氏名・住所・電話番号等）と、使用する介護用品のコード・数量などが一覧で記載されており、各セルは自動計算と連動しています。

✅ 複雑な自己負担ルールに自動対応

• 自己負担0円の方と、1割・2割負担の方で処理が異なる場合でも、自動で切り分け

• 公費対象外の品目（おむつカバー等）を自動判定し、負担金額の計算に反映

利用者に交付される受領書は、自治体指定の2種式（通常用と生活保護者用）に自動出力されます。対象者によってフォーマットが切り替わり、公費・自己負担の割合や表示金額が調整されます。

✅ 商品マスターによるデータ連携

• 商品コード・名称・単価・分類が一元管理されており、登録ミスを防止

• 各台帳・帳票への金額反映も完全自動化

商品の単価、分類（紙おむつ・手袋・消毒剤など）、吸収量・補足情報などが一括で管理されており、登録後は全帳票に自動反映されます。

✅ 提出用台帳も自動生成

• 「紙おむつ等介護用品給付台帳」は自治体提出フォーマットに準拠

• 自動集計と項目ごとの合計を自動計算

自治体ごとの提出様式に完全対応。利用者別に給付品目・金額・負担率を一覧化し、手書き不要で即提出可能です。

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■ 活用効果と現場の変化

この仕組みを導入した施設では、

• 月末の帳票作成時間が従来の3分の1以下に短縮

• 利用者ごとの金額や負担計算でのミスがゼロに

• 新人スタッフでもすぐに運用できるシンプルな設計

実際の導入現場では、

• 「記入の手間がほとんどなくなったので、他の業務に時間を回せるようになった」

• 「複雑な帳票を新人に任せられるようになって、属人化の解消につながった」といった声もあり、現場の安定運用と負担軽減を両立する結果が得られました。

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■ 同様の課題を抱える施設様へ

本ツールは、以下のような現場に特におすすめです：

• 福祉用具の月次管理をExcelで行っているが、手作業が多い

• 自治体提出様式に合わせた帳票作成が煩雑で負担

• 職員の業務負担や属人化をなくしたい

本件は、実際のExcelファイル構成や帳票様式には触れず、あくまで「同様の仕組みがほしい」と感じている方に向けた参考事例としてご紹介しております。

「うちの施設でもこんな仕組みがあれば…」と感じた方は、ぜひ一度ご相談ください。