Excelって、実はここまでできます。毎日の仕事をもっとラクにするExcel活用法
- yuji fukami
- 1 日前
- 読了時間: 4分
普段、Excelをどのように使っていますか。
表を作ったり、数字を入力したり、関数で集計したり。 多くの方は、そんな使い方が中心ではないでしょうか。
会社でExcelを使っている場面を思い浮かべてみてください。
売上データを入力する。 別のExcelから数字を転記する。 CSVを開いて必要な数字を集計する。 毎月同じ形式の報告書を作る。 完成した資料をPDFにして保存する。
こうした作業を、毎日あるいは毎月繰り返している方も多いと思います。
そして「Excelとは、そういうもの」と感じている方も少なくありません。
「Excel＝表計算」になっていませんか
Excelは、数字を入力したり計算したりするためのソフト。 多くの方が、そんなイメージを持っています。
もちろん、それは間違いではありません。 表計算はExcelの大切な役割のひとつです。
ただ、Excelにできることは、実はそれだけではありません。
使い方を少し変えるだけで、これまで人が手作業で行っていた仕事そのものを自動化することもできます。
Excelの使い方を少し広げると、できることは大きく変わります
Excelの使い方を少し広げるだけで、できることは大きく変わります。
冒頭の図にあるような作業は、Excelを使って自動化できる代表的な例です。
難しい仕組みの話はいったん置いておいて、まずは「Excelでこんなこともできる」という具体例を見ていきましょう。
Excelで「実はこんなこともできます」
帳票やPDFを自動で作る
例えば、社員100人分、顧客100社分など、同じフォーマットの書類を何度も作る仕事。
名前や金額だけを変えながら、1件ずつ手作業で保存していませんか。
Excel側にあるデータをもとに、必要な帳票をまとめて作成し、PDFとして自動で保存する。 そんなこともできます。
CSVをまとめて処理する
業務システムや販売サイトなどからCSVをダウンロードして、Excelへ貼り付ける。
必要な列だけを残して、並び替えて、集計する。
こうした一連の処理も、ボタンを1回押すだけ、という形にできます。
実際に、販売チャネルごとに形式の違う在庫CSVをExcelで自動更新した在庫CSV更新の自動化事例もあります。
転記や集計を自動化する
「このExcelの数字を、別のExcelへコピーする」 「複数のファイルから数字を集める」 「月末になったら集計表を作る」
こうした仕事は、Excelの自動化ととても相性が良い作業です。
毎日10分、20分とかかっていた作業が、数秒で終わるようになるケースもあります。
検索画面や入力フォームを作る
Excelの画面をそのまま使うだけでなく、専用の検索ツールを作ることもできます。
例えば、社員番号を入力すると社員情報が表示される。 商品コードを入力すると商品情報が表示される。 条件を指定すると、対象のデータだけが一覧で表示される。
ボタンや入力画面を用意することで、Excelに詳しくない方でも使いやすい仕組みにできます。
メールや他のツールと連携する
Excelで作ったデータを使って、メールを作成したり、Wordへデータを差し込んだりすることもできます。
外部のデータベースなどと連携することも可能です。
つまりExcelだけで完結する必要はありません。 普段使っている業務ツールをつなぐ役割として、Excelを使うこともできます。
簡単な業務システムとして使う
顧客管理、在庫管理、案件管理、点検記録、売上管理、シフト管理、日報管理。
こうした用途も、条件によっては専用システムを導入しなくても、Excelをベースに実用的な業務ツールとして形にできます。
あなたの仕事にも、ありませんか
ここまで読んで、普段ご自身が行っている作業を少し思い出してみてください。
毎朝、同じExcelを開いている。 毎月、同じ資料を作っている。 同じ内容を、何度もコピーしている。 複数のExcelから、数字を集めている。 CSVを、毎回同じ形に加工している。 ExcelからPDFを、何枚も作っている。
こうした作業があるなら、自動化できる可能性があります。
こうした自動化を支える「VBA」
こうしたExcelの自動化には、「VBA」と呼ばれる、Excelに組み込まれたプログラミングの機能などを利用します。
とはいえ、実際にExcelを使う方がVBAを覚える必要はありません。
普段使っているExcelに「処理開始」「PDF作成」「データ取込」といったボタンを用意し、押すだけで使える形にすることもできます。
「Excel 自動化」「Excel 業務効率化」といった言葉で語られるのは、こうした仕組みのことです。
Excelが向くこと、向かないこと
もちろん、すべての業務をExcelで作ればよいわけではありません。
利用する人数が非常に多い場合や、大量のデータを扱う場合、外部からアクセスする必要がある場合などは、Webシステムやデータベースを使った方が適していることもあります。
大切なのは「Excelでできるか」ではなく、「その業務にどの方法が合っているか」を考えることだと思います。
まとめ
Excelを毎日使っていても、「そんなことまでできるとは知らなかった」という方は珍しくありません。
そして、知らなければ「この仕事を自動化できないか」という発想そのものが生まれません。
まずは、Excelには表計算以外にも、仕事をラクにするさまざまな使い方があるということを知っていただければと思います。
毎日・毎月繰り返しているExcel作業があれば、一度見直してみると、大きな業務効率化につながるかもしれません。
