【開発事例】保育士向けシフト作成支援ツール（Excel VBA）

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。 今回ご紹介するのは、保育士向けのシフト表をExcelで作成する業務を効率化するために構築したVBAツールです。

普段、当方では「自動でシフトを最適化するアルゴリズム構築」も得意としており、条件の優先順位や希望の充足率、日別・時間帯ごとの人数バランスなど、複雑なロジックをVBAで完全自動化する設計に数多く対応してきました。実際、そのような高難度なシフト自動作成は他出品者様では構築が難しいケースも多く、当方が継続してご依頼をいただいている分野でもあります。

ただし、今回の案件では予算の都合もあり、完全自動化ではなく「あくまで人の手で判断しながら効率よく作成できる仕組みを提供する」という前提で、低予算でも導入できる入力支援型のUIツールをご提案・開発いたしました。

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◆ 開発の背景と課題

保育園などの現場では、職員のシフト作成が月ごとに発生する非常に煩雑な作業です。日付・曜日・職員ごとの希望・勤務パターン・早番/遅番人数の調整・祝日の処理・合計勤務数など、多くの条件を見ながら手動で入力・調整を行う必要があり、以下のような課題がありました：

• シフト記号（A〜Kなど）を手入力で設定しているため、記入ミスや集計ミスが発生しやすい

• 各日の早番・遅番の人数チェックを別表で確認する必要があり二度手間

• 入力内容が希望とどれだけ一致しているかを都度確認しながら作業する必要がある

• シフトのパターンが多く、全体のバランスを目視で確認するのに時間がかかる

  
  

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◆ 提案したソリューションの概要

今回は予算の制約もあり、完全自動化ではなく、「人の判断を前提にした効率化」に重点を置いたUIツールとして、以下の機能を中心に開発しました：

◎ シフト記号をボタン入力できるUI

• A〜Kのボタンを配置し、セルを選択してボタンを押すだけで記号入力可能に

• ダブルクリックでポップアップ型の入力フォームも出現

• 色付きで直感的にわかりやすく、ミスを防止

  
  

◎ 自動集計＋アラート表示

• 日別の各記号の人数を自動集計（早番・遅番不足なども着色）

• 各職員ごとの回数や勤務時間・勤務日数も即時に反映

• 土曜出勤の回数なども自動カウント

  
  

◎ 入力補助ツール

• 2つのセルを選択して入替ボタンを押すだけでシフト交換が可能

• 特殊な勤務（「13:00-19:00」など）にも対応する自由入力欄＋手動集計欄

  
  

◎ 祝日管理・反映

• 別シートに祝日一覧を登録すると、自動で「休」表示＋色分け

• カレンダー形式で祝日登録も簡単

  
  
  
  

  

  全体仕様

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◆ 結果・導入後の効果

• 担当者がシフトを組む作業時間が大幅に短縮

• 人数調整ミスの大幅減少（エラー表示機能）

• レイアウトの視認性が向上し、他スタッフとも共有しやすくなった

  
  

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◆ コメント

今回のように、「完全自動化」ではなく、「入力支援」や「可視化支援」を中心としたExcel VBAツールの設計も非常にニーズが高く、低予算でも十分に現場で役立つシステムを構築可能です。条件分岐や入力フォーム、条件付き書式など、Excelの機能をフル活用することで、手動作業でもストレスなく運用できます。

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◆ 依頼をご検討の方へ

本記事のような業務用Excelツールの設計・開発を数多く手がけています。低予算でも「業務をラクにする」導入が可能です。