買取業の現場入力から営業日報までをGASでつないだ事例｜PDFの書き出しまで1つの流れに
まずは動画で、実際の操作の流れをご覧ください（動画内のデータはサンプルです）。
買取業の現場で入力した買取・払出・経費・日々の報告が、そのまま営業日報の利益や成約率に反映されるツールを、GoogleスプレッドシートとGASで作った事例です。担当者は入力フォームに入れるだけで、日報の集計とPDFの書き出しまでを1つの流れで行えます。
業種：買取業
困りごと：買取の記録、払出、経費、日々の報告がそれぞれ発生し、営業日報の形にまとめる必要があった
作ったもの：現場の担当者が使う入力フォームと、台帳・営業日報を持つGoogleスプレッドシート
使った技術：GAS（Googleのサービスを自動で動かす仕組み）、Googleスプレッドシート
買取の記録と日々の報告を、営業日報にまとめる必要があった
買取の仕事では、1件の取引について記録することが多くあります。品目や数量、金額のほかに、相手の方の氏名や住所、本人確認の方法なども残す必要があります。
さらに、商品を販売に回したときの払出、ガソリン代やホテル代などの経費、ビラ配りの枚数、担当者ごとの良かった点・悪かった点といった報告も、毎日のように発生します。
営業日報には、これらをまとめた数字が並びます。利益、成約率、来店のきっかけごとの件数など、見たい項目はいくつもあります。もともとお使いの日報の様式があり、今回はその画面を参考にレイアウトを作っています。
このツールで実現したことは、次のとおりです。
現場の担当者が、入力フォームから買取や報告を登録できる
登録した内容が、スプレッドシートの台帳に記録される
日付を選ぶと、その日の営業日報が表示される
営業日報をそのままPDFにできる
入力フォームから営業日報のPDFまでを、1つの流れに
担当者が使う「入力フォーム」と、データをためて日報を作る「スプレッドシート」の2つで動く仕組みです。全体の流れは下の図のとおりです。オレンジが人の作業、青が自動で行われる作業です。
担当者が、自分のパスワードで入力フォームにログインする
買取の内容を入力する（来店時の年齢は生年月日から自動で計算）
払出・経費・ビラ配り・キャッチの報告をタブから入力する
入力した内容が、スプレッドシートの各シートに自動で記録される
営業日報のシートで、見たい日付を選ぶ
当日分と累計の数字が、営業日報に自動で反映される
ボタンを押すと、日報がA4縦1枚のPDFになってGoogleドライブに保存される
人が行うのは、入力と日付の選択だけです。ここからは、手間が減る場面を紹介します。
買取の内容は、項目に沿って入れるだけ
スプレッドシートに直接打ち込むと、列を間違えたり、書き方がばらついたりしやすくなります。入力フォームなら、上から順に項目を埋めるだけで台帳の1行になります。下の画面の①②のように、品目や数量、取引の内容を続けて入力できます。
郵便番号から住所を呼び出す機能もあり、住所の入力の手間を減らしています。
在庫を超える払出は、入力の段階で止まる
台帳を見ながら在庫を数えていると、数え間違いが起こりがちです。払出の画面では、商品名やIDで商品を探すと残りの在庫が表示され、在庫を超える数は登録できません。
経費や報告は、1日1件にまとまる
同じ日付・同じ担当者の経費や報告を入れ直すと、すでに入力した内容が呼び出され、更新する形になります。二重に登録されて集計が合わなくなる、といったことを防いでいます。
利益や成約率は、日付を選ぶだけで表示される
台帳から数字を拾って計算する作業は、ツールが代わりに行います。営業日報のシートで日付を選ぶと（下の画面の①）、利益（②）や成約率（③）がその日の内容に切り替わります。当日分と月の累計を並べて確認できます。
できあがった日報は、ボタンひとつでA4縦1枚のPDFにして、Googleドライブのフォルダに保存できます。
ふだんの日報の形を残し、あとから自分で変えられるようにした
新しい仕組みに変えるときは、「今までのやり方と変わりすぎないか」が気になるところです。今回は、もともとお使いの営業日報の画面を参考にレイアウトを作り、見慣れた形のまま使えるようにしています。
担当者の名前や来店のきっかけ、本人確認の方法といった選択肢は、設定用のシートに書くだけで追加や変更ができます。人の入れ替わりがあるたびに、開発者へ修正を頼まなくても済む作りです。
導入と使い方は、手順を録画した動画でお渡ししました。スプレッドシートの準備から入力の流れまでを、画面を見ながら確認していただける形です。
また、個人情報を含む台帳を扱うため、入力画面には担当者ごとのパスワードでログインする仕組みを入れています。
納品時点で確認できたこと
納品時の動画では、入力から台帳への記録、営業日報の切り替え、PDFの書き出しまでの一連の動きを確認しています。
入力フォームはスマートフォンの幅でも表示できますが、Webアプリの仕様上、文字が小さく表示されるため、画面を拡大して入力していただく点はお伝えしています。
同じ仕組みが使えそうな業務
現場で入力した内容を、あとで集計して報告の形にする業務なら、同じ考え方を応用できそうです。
訪問販売や出張サービスの、日々の実績と経費の報告
複数の担当者がいる店舗の、来店記録と売上の日報
在庫のある商品の、入庫・出庫の記録と月次のまとめ
よくある質問
スプレッドシートに直接入力するのではだめですか？
人数が少なく項目も少ないなら、直接入力でも運用できます。この事例では項目が多く、担当者も複数いるため、入力フォームにして書き方のばらつきや入力先の間違いを減らしました。集計用のシートを触らずに済む点も利点です。
スマートフォンからでも入力できますか？
入力はできますが、文字が小さくなるため拡大が必要です。この事例の入力フォームはスマートフォンの幅でも表示できることを確認していますが、Webアプリの仕様上の制約があるため、スマートフォンでの利用が中心なら、事前に画面の大きさをご相談いただくのが安心です。
あとから項目を増やすことはできますか？
できます。担当者名や本人確認の方法などの選択肢は、設定用のシートで追加や変更ができます。入力欄そのものを増やす場合は、フォームと台帳の両方を修正するため、内容に合わせてご相談いただく形になります。
まとめ
買取の記録、払出、経費、日々の報告を入力フォームに集め、営業日報の集計とPDFの書き出しまでを、GoogleスプレッドシートとGASでつないだ事例でした。
入力する場所と集計する場所を分けておくと、現場の担当者は入力だけに集中でき、集計の間違いも起きにくくなります。業務に合わせて入力の項目を決めることが、この形の仕組みでは大切だと考えています。
似たお悩みをお持ちの方へ
同じように、現場の記録を日報や報告書にまとめる作業に手間がかかっている場合は、今お使いの日報や台帳の見本があれば、そこから必要な項目を一緒に整理できます。入力する人数や、スマートフォンで使いたいかどうかも教えていただけると、進めやすくなります。
この記事を書いた人：Softex Celware 代表。Excel VBA・GASを中心に、中小企業の業務に合わせたツールを開発しています。開発実績は累計900件超（2026年11月時点）。ココナラのIT部門ランキングで1位を獲得。技術評論社から書籍を出版（2024年）。
