果樹農園の直販の注文受付から発送連絡までをGASで仕組み化した事例｜保守費用ゼロで自分で運用
まずは動画で、実際の操作の流れをご覧ください（動画内のデータはサンプルです）。
桃とりんごを直販する農園の、注文の受付から発送のお知らせまでの作業を、GoogleスプレッドシートとGASで1つの流れにまとめた事例です。送料の計算、受付メール、送り状番号の転記、発送メールが自動になり、月々のシステム費用をかけずに農園の方が自分で運用しています。
業種：桃とりんごを個人のお客さまに直販している農園（年間およそ400箱）
困りごと：注文の受付から送料の計算、受付メール、送り状の準備、発送のお知らせまでを、保守費用をかけずに自分で回したかった
作ったもの：お客さまが使う注文フォームと、注文・発送を管理するGoogleスプレッドシート
使った技術：GAS（Googleのサービスを自動で動かす仕組み）、Googleスプレッドシート、Gmail。サーバー代や月額の利用料は不要
期間の目安：着手から最初の版まで約1週間、正式な納品まで約2か月
費用の目安：最初の開発が19万円台、シーズン後の改修が3万円台
効果：シーズン中の注文受付と発送で実際に使われ、使いながら出た改善点を改修で反映した
注文・送料・メール・送り状の作業が、注文のたびに積み重なっていた
ご相談をくださったのは、これまでのお客さまやそのご紹介の方に、桃とりんごを直販している農園の方です。注文はLINEの公式アカウントから受け、代金は銀行振込の前払いでいただいています。
注文が入るたびに、お届け先に合わせた送料の計算、振込先を伝えるメール、運送会社の送り状の準備、発送のお知らせが必要になります。数はそれほど多くなくても、細かな作業が積み重なっていました。ご希望は次のとおりです。
お届け先の地域に合わせて、送料と合計を自動で出したい
受付と発送のメールを自動で送りたい
普段使っている運送会社の送り状発行システムとつなげたい
商品・価格・送料・メールの文面は、自分で変えたい
保守費用をかけず、自分のGoogleアカウントの中で運用したい
システムの依頼は初めてで、ChatGPTを使って要望を整理してくださったそうです。
注文フォームから発送メールまでを、1つの流れに
お客さまが使う「注文フォーム」と、農園の方が使う「管理用のスプレッドシート」の2つで動く仕組みです。注文から発送のお知らせまでの流れは、下の図のとおりです。オレンジが人の作業、青が自動で行われる作業です。
お客さまが注文フォームで注文する（送料と合計はその場で自動計算）
注文番号・合計・振込先を書いた受付メールが自動で届く
農園の方が入金を確認し、注文の状態を「入金済」にする
送り状発行システムに取り込むファイルを、発送日ごとに自動で出力する
農園の方が、運送会社のシステムで送り状を発行する
発行済みのファイルを取り込むと、送り状番号が注文に自動で紐づく
ボタンひとつで発送メールを送る
人の手が残るのは、入金の確認と送り状の発行の2か所だけです。ここからは、特に手間が減った3つの場面を、実際の画面で紹介します。
送料の計算と合計は、お客さまの画面で自動で出る
以前は、お届け先の地域を見て送料を調べ、合計を伝える必要がありました。今はお客さまが注文するときに、確認画面で送料と合計が自動で表示されます（下の画面の①）。前払いであることなどの確認事項にすべてチェックしないと注文できないので、行き違いも防げます（②）。
商品や送料は、表を書き換えるだけで変えられる
商品・価格・送料は、管理用のスプレッドシートに表で入力します。表を書き換えると、注文フォームにそのまま反映されます。送料は商品ごとに使う表を選べ（下の画面の①）、受付締切日を過ぎた商品は自動で受付を止めます（②）。
送り状番号の書き写しがなくなった
発送のお知らせには、送り状番号が必要です。手で書き写す代わりに、運送会社のシステムから出る発行済みのファイルを読み込むと、番号が注文ごとに自動で入ります（下の画面の①②）。そのあと、ボタンひとつで発送メールを送れます。同じ日に発送する商品は1通にまとめられ、二重に送ることもありません。
初めてのシステム依頼でも、図と画面で確かめながら進めた
システムの依頼が初めてでも安心して進められるよう、次の3つを大事にしました。
Googleフォームでは、お届け先に合わせて送料を計算する確認画面が作れません。そこで、費用を抑えたGoogleフォームの案と、送料まで自動で出せるWebの注文フォームの案を比べてお見せし、選んでいただきました
注文から発送までを1枚の図にまとめ、「自動でできること」と「手で行う作業」を分けてお見せしました。当初は送り状番号を手で入力する案でしたが、図を見たうえで「手入力は避けたい」とのご要望をいただき、実際のファイルで紐づけられることを確かめてから見積もりに加えています
導入の設定は初めての方には難しいため、説明動画をお送りしたうえで、ビデオ通話で画面を見ながら一緒に設定しました
費用の19万円台のうち大きな部分は、送料を自動で出せる注文フォームと、送り状のファイルの出力・取り込みです。
シーズン中の発送で使われ、使いながら改善を重ねた
正式な納品のあと、実際のシーズンの注文受付と発送で使っていただきました。農園の方からは「まったくの初心者だったが、丁寧に対応してもらえた」とのお言葉をいただいています。
シーズン後には、使う中で出た改善点を追加の改修として反映しました。同じお届け先への2箱を1つにまとめて送料を抑える計算（商品ごとに設定）と、住所の建物名の不具合の修正です。いくつかの案をお見積りし、必要なものだけを選んでいただきました。
同じ仕組みが使えそうな業務
注文を受けて、送料を計算し、発送して知らせるという流れは、ほかの直販にも共通しています。
野菜・米・加工品などを、なじみのお客さまに直販している農家や生産者
菓子店や酒店など、電話やSNSで受けた注文を発送している小さなお店
季節ごとに予約を受け付ける贈答品の販売
よくある質問
Googleフォームでは作れないのですか？
注文を受け付けるだけなら、Googleフォームでも作れます。ただ、お届け先に合わせた送料の計算や、合計を確認してから注文する画面は難しくなります。この事例では、その動きが必要だったため、GASでWebの注文フォームを作りました。
運送会社の送り状のシステムとつなげられますか？
多くの場合つなげられます。送り状発行システムの多くは、決まった形式のファイルを取り込む機能を持っているからです。この事例では、その形式でファイルを出力し、発行後のファイルから送り状番号を読み込んでいます。実際のファイルの見本があれば、事前に確かめられます。
毎月のシステム利用料や保守費用はかかりますか？
かかりません。GoogleスプレッドシートとGAS、Gmailだけで動き、農園の方のGoogleアカウントの中で運用しているためです。使いながら変えたいところが出たときは、そのつど改修としてご相談いただく形です。
まとめ
直販の注文は数が多くなくても、送料の計算・連絡・送り状の準備が注文のたびに積み重なります。この事例では、注文から発送のお知らせまでを1つの流れにまとめ、人の作業を入金の確認と送り状の発行の2か所にしぼりました。
大がかりな通販サイトを入れなくても、GoogleスプレッドシートとGASで、自分の業務に必要な流れだけを形にできます。
似たお悩みをお持ちの方へ
注文や発送の連絡に手間がかかっている場合は、今の注文の受け方（LINE・電話・フォームなど）と、使っている運送会社の送り状のファイルの見本があれば、どこまで自動にできるかを一緒に整理できます。システムの依頼が初めてでも、図と画面で確かめながら進められます。
この記事を書いた人：Softex Celware 代表。Excel VBA・GASを中心に、中小企業の業務に合わせたツールを開発しています。開発実績は累計900件超（2026年11月時点）。ココナラのIT部門ランキングで1位を獲得。技術評論社から書籍を出版（2024年）。
