Excel教室の申込管理を完全自動化｜Googleフォーム×Discord通知×可視化ダッシュボード構築事例
- yuji fukami
- 7 日前
- 読了時間: 4分
「申込が入ったらすぐ知りたい人数管理が毎回大変今どの講座に何人いるのか分からない」
少人数制の教室や講座を運営していると、“管理の手間”がじわじわ効いてきます。
今回は、今治Excel教室 で実際に構築した
申込・管理・通知・可視化をすべて自動化した仕組み
を、実例ベースでご紹介します。
この記事で分かること
Excel教室・講座運営の申込管理をどう自動化したか
Googleサービスだけで完結させる方法
申込が入った瞬間にスマホへ通知する仕組み
参加人数を「見える化」する理由と効果
結論：管理は「見なくていい状態」を作ると一気に楽になる
この仕組みで実現したのは、**「管理者が能動的に見に行かなくてもいい状態」**です。
申込があったら 勝手に通知が来る
人数は 自動で集計される
状況は Webサイト上で常に最新
つまり──管理が“作業”から“仕組み”に昇華します。
システム全体の構成（全体像）
今回構築した流れは、以下の通りです。
使っているのは**Googleの無料サービス＋Discord**のみです。
① 申込導線：チラシ×QRコード×Googleフォーム
まず、チラシやWebサイトからGoogleフォームへ誘導します。
フォームでは以下を入力してもらいます。
お名前
メールアドレス
現在の属性（社会人／学生）
希望講座（Excel基礎／VBA基礎）
Excelスキルレベル
👉 ここで重要なのは**「後で集計しやすい項目設計」**です。
② 回答は自動でスプレッドシートに蓄積
フォームの回答は、自動的に Googleスプレッドシート に保存されます。
ここでは、
マクロなし
GAS最小限
ワークシート関数中心
という メンテナンス性重視設計 にしています。
③ 申込が入った瞬間、Discordに通知が飛ぶ
ここが一番「体感的に楽」になるポイントです。
新しい申込が 1件でも入ると即座に通知。
通知内容は：
申込日時
氏名
社会人／学生
希望講座
Excelスキル
メールアドレス
スマートフォンに「ピコン」 と通知が来ます。
もう、「今日は申込あったかな？」と確認しに行く必要はありません。
Googleフォームの通知はGmail送信も可能ですが、他のメールに埋もれやすいという課題があります。
今回は申込通知専用で確実に気づける手段として、スマートフォンに即時通知が届くDiscordを採用しています。
運用・構築ともにシンプルなのも利点です。
④ 講座スケジュールはGoogleカレンダーで一元管理
講座日程はGoogleカレンダーで管理しています。
日程変更 → 即反映
スマホから更新可能
常に最新状態
そして、このカレンダーをWebサイトに直接埋め込みます。
⑤ 人数管理は“可視化”して初めて意味を持つ
回答結果が蓄積されているGoogleスプレッドシートとLooker Studioを接続して、申込人数はLooker Studio で可視化しています。
表示内容は：
講座別の申込人数
社会人／学生の内訳
しかも、
スプレッドシート更新→ 自動反映→ ダッシュボード更新
という 完全リアルタイム。
⑥ 申込者にも「今の状況」を見せる
このダッシュボードをWebサイトにそのまま埋め込みました。
これにより、申込検討者は：
「もう何人いるんだろう？」
「定員近いかな？」
を 自分で確認できます。
これは地味ですが、心理的ハードルを下げる効果が非常に大きいです。
※補足：可視化にLooker Studioを採用している理由
Googleフォームの回答結果は、まずスプレッドシートに蓄積されます。
ただし、スプレッドシートの集計結果はそのままWebページに埋め込むことができません。
そこで一度Looker Studioに接続し、集計・可視化を行います。
Looker Studioで作成したグラフは、
Webサイトへ安全かつ簡単に埋め込み表示が可能です。
これにより、申込状況をリアルタイムで公開できます。
運営側・申込者双方にとって分かりやすい仕組みになります。
なぜこの仕組みが強いのか
この構成が強い理由はシンプルです。
人がやらない
見に行かない
考えなくていい
仕組みが全部やる。
ちょっと中二っぽく言うなら──
「管理者は、ただ“世界を監視する”だけでいい」
そんな状態になります。
小規模講座・教室運営に特におすすめな理由
定員管理が楽
申込対応の抜け漏れがない
人数が即把握できる
無料ツールだけで構築可能
Excel教室だけでなく、
セミナー
勉強会
個人レッスン
オンライン講座
にもそのまま応用できます。
まとめ｜Excelは「表」より「仕組み」に使うと強い
ExcelやGoogleスプレッドシートは、単なる表計算ではありません。
“業務を勝手に回す装置” にしたとき、本当の価値を発揮します。
今回の仕組みは、その一例にすぎません。
Excel・Googleスプレッドシートでの業務自動化をご検討の方へ
教室運営
申込管理
人数集計
通知連携
ダッシュボード化
こういった仕組みづくりは個別業務に合わせて設計することが重要です。
