【開発事例】日報入力集計システム

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

■ 背景と課題

今回ご依頼いただいたお客様は、日報の入力と集計に大きな課題を抱えていらっしゃいました。特に、現場で働く方々が日々の作業時間、担当した案件名、分類などを手書きのフォーマットに記入し、それを担当者が入力集計しているという状況でした。 具体的には、

• 手書き入力のため、日報入力者も非常に面倒で、時間がとられる。

• 各個人の日報を手作業で入力集計するため、膨大な時間と労力がかかり、入力・集計ミスも発生しやすい。

• 特定の案件や作業分類ごとの集計が困難で、迅速な状況把握ができない。

• 集計結果をまとめるのに時間がかかり、経営判断や業務改善に活かすのが遅れる。

  
  

といった状況で、従業員の貴重な時間が日報の入力・集計作業に費やされ、本来の業務に集中できないという状況でした。一般的な市販ツールや公開されているテンプレートでは、これらの具体的な現場のニーズを満たせず、業務効率の改善には至らないというお悩みをお持ちでした。

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■日報入力集計システムの開発

このような背景から、お客様の現場の業務フローと要望を徹底的にヒアリングし、それに合わせて「日報入力集計システム」を設計・開発しました。手書きでの非効率な入力と手作業での集計という根本的な課題を解決するため、Excel VBAの持つ柔軟性を最大限に活用しました。

これにより、お客様の「こうだったら良いのに」を形にし、まさに現場で働く方々が「使いやすい」と感じるシステムの構築を実現しました。

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■日報入力集計システムの概要

開発したツールの中身のだいたいの解説図は下記の通りです。

データはすべてダミーです。

集計

単日集計

★直感的で高速な入力補助機能で作業時間を大幅短縮！

日報入力において、いかにストレスなく、スピーディーに入力できるかは非常に重要です。本システムでは、「できるだけ直感的に分かりやすく、作業時間も短縮できる」入力補助機能を豊富に実装しました。具体的に「マウス操作完結で手入力削減」「時刻はテンキーのみで入力可能」などが相当します。

実際の入力操作動画

• 日付入力の簡素化

  今日の日付であればセルをダブルクリックするだけで自動入力。異なる日付の場合は、カレンダーが表示されるので直感的に選択できます。

  
  

• 効率的な候補入力

  • 候補数が少ない項目：セルをダブルクリックするとユーザーフォームが表示され、候補一覧から簡単に選択入力できます。

  • 候補数が多い項目は、セルをダブルクリックすると表示されるユーザーフォームのテキストボックスに文字を入力すると、その文字が含まれる候補に絞り込まれます。これにより、大量の候補の中から目的のものを素早く見つけ出し、選択入力が可能です。

  • 時刻入力の自動変換：時刻入力はコロン（:）不要で、数字1～4桁の入力で自動的に時刻に変換されます（例：1125→11:25、945 →9:45 、51 →0:51）。手入力の手間とミスを大幅に削減します。

集計設定の柔軟性：日付入力・候補入力の補助機能を搭載し、集計条件の絞り込みも容易に行えるように設計しました。

集計操作動画

単日集計機能：日付入力の補助機能を搭載して、特定の一日の集計結果を簡単に確認できるようになっています。

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■ 結果・導入後の効果

• 日報の入力時間の短縮

• 集計作業が自動化により短縮

• 手書きによる判読ミスや、入力・集計ミスが大幅に減少

• 案件別や作業分類別の集計が瞬時にできるようになり、業務状況の見える化成功

• 従業員が日報入力にかけるストレスが軽減され、本来の業務に集中できるように

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■ コメント

Excel VBAは、単なる表計算ソフトの機能拡張にとどまらず、このように現場の具体的な課題を解決する強力なツールとなり得ます。本事例のように、お客様一人ひとりのニーズに合わせたオーダーメイドのシステムを構築することで、市販のパッケージソフトでは実現できない、真の業務効率化と生産性向上を支援します。

今回のお客様も「もともと公開されている汎用ツールを使っていたが、機能が豊富すぎて使い方を覚えられず、また現場にとって欲しい機能が備わっていない」という経緯で当方に開発依頼をお寄せくださいました。

このような多くの企業が直面する「汎用ツールでは物足りない」という課題に対し、フルオーダーメイドでの開発を強みとしています。本システムも、上記の例のような「日報に関するツールはたくさんあるが、自社の業務に完全にフィットするものがなかった」という具体的なご要望を丁寧に聞き取り、それに合わせて構築しました。

また、「便利な機能をたくさん盛り込むと、開発に時間がかかるのでは？」と思われるかもしれません。しかし、ご安心ください。これまでの開発実績の中で、上記のような入力補助機能や様々な便利機能をライブラリとして標準化し、事前に準備しています。これにより、たとえ機能が豊富に見えても、お客様のご要望に応じて迅速に実装することが可能です。お客様にとっては、必要な機能を気軽にオーダーでき、素早く利用開始できるというメリットがあります。開発者側にとっても、これまでの経験と資産を有効活用することで、高品質なシステムを効率的に提供できるという利点があります。この蓄積されたノウハウこそが、開発力の源泉です。

操作画面の分かりやすさも、システムの使いやすさを左右する重要な要素です。特に、集計の条件設定シートでは、できるだけ直感的に操作ができるよう、ボタンの配置やデザインに工夫を凝らしました。これにより、PC操作に不慣れな方でも、スムーズに目的の集計結果を得ることができます。

あなたのビジネスに最適なExcel VBAソリューションについて、ぜひお気軽にご相談ください。