【開発事例】汎用文書作成効率化ツール

yuji fukami
7月10日
読了時間: 4分

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

■ 背景と課題

医療現場では、日々大量の文書作成が求められます。下記のような診断書の文書を患者さんに聞いて各種項目を書き換えたりしなければなりません。具体的にテンプレート文の中の特定の項目だけ置換を行うなどのような作業です。このような単調な作業は、医療従事者の皆様にとって時間的負担となっていました。また、手作業による入力はヒューマンエラーのリスクを伴い、誤入力が発生した場合には、その修正にさらなる時間を要するという課題も抱えていました。このような現状は、医療従事者が本来注力すべき専門業務への時間を圧迫し、非効率性を生み出していました。

診断書文書例：[赤字]の部分だけを置き換えたい 「患者は、[出生地]にて出生。幼少期から学生時代にかけて、特記すべき発達上の課題や既往歴は認められない。家族構成および病歴においても特筆すべき事項はない。[最終学歴]修了後、[職種]に就き、社会生活を送っていた。[症状発症日]頃より、体の特定部位に持続的な痛みやしびれを自覚し、それに伴い動作時の困難や感覚の異常を伴うようになった。症状は日常生活における様々な活動に影響を及ぼし、徐々に悪化傾向にあったため、[初診日]に当院を初診。現在、外来にて継続的な加療を受けている。症状は改善傾向にあるものの、社会生活への復帰を目指し、段階的なリハビリテーションに取り組んでいる。結婚については、[年齢]歳時。」

■医療文書作成の課題を解決する自動化ツール

このような背景から、テンプレート文の「書く」負担を本質的に軽減するため、Excel VBAで「定型文入力自動化ツール」を開発しました。このツールは、これまで時間を要していた煩雑な手作業を大幅に削減し、本来の業務に集中できる時間を創出することを目的としています。

■ 導入したExcel自動化ツールの概要

実際の操作動画

必要な箇所だけ入力、あとは自動生成
ツールでは、定型文の中で患者様によって変更が必要な箇所のみを入力するように設計しました。これにより、多くの時間を要する定型部分の入力作業が不要になります。
多彩な入力方式で使いやすさを追求
ユーザーの入力負担を軽減するため、4種類の入力方式が選択可能
- 直接入力: テキストを直接入力するシンプルな方式。
- 数値入力: 数値のみを入力する際に利用し、入力ミスを防ぎます。
- 選択方式: セルをダブルクリックすることでユーザーが事前に登録した候補から選択する形式で、例えば出身等道府県や職業などをリストから選ぶことで、入力の手間と誤りを大幅に削減します。ユーザーフォームに表示される候補をクリックするだけで入力が完了します。
- カレンダー入力: 日付の入力が必要な場合、セルをダブルクリックしてカレンダーを表示し、日付を選択できます。
表示形式の自由な設定
入力された文字列は、設定した表示形式に自動的に変換されて定型文の中に出力されます。主に日付の表示形式（例：2025年5月3日、R7.5.3）など、細かく表示形式を設定することが可能です。
「置換実行」でテンプレートを自動生成
入力された情報に基づいて、テンプレート文の指定されたプレースホルダーが自動的に置き換えられます。
「クリップボードに格納」で簡単コピー
生成された文書は「クリップボードに格納」ボタンを押すだけで、すぐにコピーされ、他のシステムや電子カルテへの貼り付けが容易に行えます。これにより、手作業でのコピー＆ペーストの煩わしさも解消されます。

全体仕様

■結果・導入後の効果

定型文作成の作業時間が大幅に短縮
入力ミス・転記ミスの撲滅

■ コメント

複雑なシステム開発だけがDXではないと考えています。今回ご紹介したツールのように、業務の「完全自動化」を目指すのではなく、「人の入力をいかに効率化し、負担を軽減するか」という視点に立つことで、Excel VBAのような身近なツールでも現場に非常に役立つソリューションを比較的低予算で作成することが可能です。既存の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能であり、従業員の皆様がすぐに使いこなせる直感的なインターフェースを提供することで、スムーズな導入と高い定着率を実現します。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にご相談ください。課題解決に向けた最適なソリューションをご提案いたします。