今治Excel教室｜第11回レポート 簡単な請求書作成とExcel操作の習得(ドロップダウン・小計・消費税・印刷範囲の設定)
- yuji fukami
- 6 時間前
- 読了時間: 8分
前回の第10回では、Excelで請求書の基本的なひな形を作成しました。
今回はその続きとして、作成した請求書をさらに実務で使いやすい形に整えていきます。
具体的には、単位を選択しやすくするためのドロップダウンリスト、工事ごとの内訳入力、小計の計算、消費税額と税込合計の計算、そして最後に印刷範囲の調整までを行いました。
この記事では、第11回の講習内容を振り返りながら、請求書を実務向けに仕上げていく流れをまとめます。
動画での解説はこちら
今回の動画では、前回作成した請求書をもとに、実際にExcelを操作しながら完成形へ近づけていく流れを解説しています。
今回のゴール
今回のゴールは、前回作成した請求書を以下のような形に整えることです。
単位をドロップダウンリストで選択できるようにする
工事名や内訳をカテゴリー別に追加できるようにする
工事ごとの小計を計算する
税抜合計、消費税額、税込合計を計算する
上部の合計金額に税込合計を反映する
印刷範囲を設定し、1ページに収まるように調整する
改ページプレビューと印刷プレビューで確認する
単に見た目を整えるだけではなく、入力ミスを防ぎ、計算を自動化し、印刷時にも崩れない請求書を目指します。
1. 単位をドロップダウンリストで選択できるようにする
まずは、請求書の明細に入力する「単位」をドロップダウンリストで選択できるようにしました。
単位には、㎡、m、個、式、枚、人、件などがあります。
これらを手入力すると、同じ意味でも「㎡」「m2」「平米」のように表記ゆれが起きることがあります。
そこで、あらかじめ単位一覧を用意し、データの入力規則を使ってリストから選択できるようにしました。
設定の流れは以下の通りです。
単位を入力するセル範囲を選択する
データタブから「データの入力規則」を開く
入力値の種類を「リスト」にする
元の値として、あらかじめ用意した単位一覧の範囲を指定する
OKを押して設定する
これで、単位欄にドロップダウンリストが表示され、一覧から選択して入力できるようになります。
また、キーボード操作では Alt + ↓ を使うことで、ドロップダウンリストを開くこともできます。
マウス操作だけでなく、キーボード操作も覚えておくと、入力作業をより効率化できます。
2. 工事名・項目をカテゴリー別に追加する
次に、請求書の明細部分を、工事名ごとに分けて入力できるようにしました。
例えば、工事A、工事Bのようにカテゴリーを作り、その下に内訳を追加していく形式です。
請求書では、複数の作業内容や工事項目をまとめて請求することがあります。
その場合、単に明細を並べるだけではなく、工事ごとにまとまりを作ることで、見やすい請求書になります。
今回の講習では、以下のような形で構成しました。
工事名を見出しとして入力する
その下に内訳を入力する
数量、単位、単価を入力する
金額は「数量 × 単価」で計算する
最後に小計行を追加する
また、内訳行を右揃えにすることで、工事名と内訳の関係が見やすくなるようにしています。
Excelでは、見た目の整え方も大切です。
同じ表でも、配置や罫線を少し工夫するだけで、実務で使いやすい帳票になります。
3. 小計行を追加する
工事ごとに内訳を入力した後は、小計行を追加しました。
小計は、その工事区分内の金額を合計するための行です。
例えば、工事Aの内訳が3行ある場合、その3行分の金額をSUM関数で合計します。
今回のようにカテゴリー別に明細を分ける場合、小計を入れておくことで、どの工事にいくらかかっているのかが分かりやすくなります。
小計行では、SUM関数を使って金額欄を合計しました。
関数を入力するときは、小文字で sum と入力しても、自動的に大文字の SUM に変換されます。
そのため、関数名は大文字・小文字を厳密に気にしなくても問題ありません。
4. 税抜合計・消費税額・税込合計を計算する
次に、工事ごとの小計をもとに、請求書全体の合計を計算しました。
今回追加したのは、以下の3つです。
合計（税抜）
消費税額
合計（税込）
まず、合計（税抜）は、各工事の小計を合計して求めます。
次に、消費税額を計算します。
消費税10%の場合は、税抜金額に対して 10 / 100 を掛けることで計算できます。
Excelでは 0.1 と入力しても同じ計算結果になりますが、10 / 100 と書いた方が、何を計算しているのか分かりやすい場合があります。
特に、消費税8%や10%のような割合を扱う場合は、後から見た人にも意味が伝わりやすい式にしておくことが大切です。
5. 消費税の端数処理を考える
消費税を計算すると、小数点以下の端数が出る場合があります。
例えば、消費税額が 188,832.6円 のようになるケースです。
実際の請求書では、1円未満の金額をそのまま扱うことはできないため、端数処理が必要になります。
代表的な端数処理には、以下の3つがあります。
四捨五入
切り上げ
切り捨て
Excelでは、それぞれ以下の関数を使います。
四捨五入：ROUND関数
切り上げ：ROUNDUP関数
切り捨て：ROUNDDOWN関数
今回の講習では、四捨五入を行う例としてROUND関数を使用しました。
小数点以下を四捨五入して整数にしたい場合は、桁数に 0 を指定します。
=ROUND(数値,0)消費税の端数処理は、会社や取引先のルールによって異なる場合があります。
そのため、実務では「四捨五入」「切り上げ」「切り捨て」のどれを使うのかを事前に確認しておくことが重要です。
6. 上部の合計金額に税込合計を反映する
下部で税込合計を計算したら、その金額を請求書上部の「合計金額」に反映させました。
請求書では、上部に大きく表示される合計金額が、最終的な請求額になります。
そのため、ここには税抜金額ではなく、消費税を含めた税込合計を参照させる必要があります。
直接金額を手入力するのではなく、下部の税込合計セルを参照することで、明細を変更したときにも自動で合計金額が更新されます。
これにより、入力ミスや転記ミスを防ぐことができます。
7. 印刷範囲を意識したレイアウトに整える
次に、印刷時の見え方を意識してレイアウトを整えました。
Excelで帳票を作る場合、画面上では問題なく見えていても、印刷すると罫線が欠けたり、ページが分かれたりすることがあります。
特に、A列や1行目から表を作り始めると、外枠の罫線が見えづらくなり、印刷時に罫線が消えていることに気づきにくい場合があります。
そのため、今回の講習では、左側に1列、上側に1行の余白を取ることを説明しました。
これは、印刷時に罫線が正しく表示されているかを確認しやすくするためです。
帳票作成では、表の中身だけでなく、印刷したときの見た目まで考えてレイアウトを作ることが大切です。
8. 印刷範囲を設定する
印刷範囲を設定するには、印刷したいセル範囲を選択し、ページレイアウトタブから「印刷範囲の設定」を行います。
これにより、選択した範囲だけを印刷対象にできます。
設定後は、Ctrl + Pで印刷プレビューを開き、実際にどのように印刷されるかを確認します。
この段階で、以下の点を確認します。
請求書全体が印刷範囲に入っているか
余計なセルや単位一覧が印刷範囲に入っていないか
罫線が欠けていないか
1ページに収まっているか
印刷前にプレビューで確認する習慣をつけることで、印刷ミスを防ぐことができます。
9. 改ページプレビューで印刷範囲を調整する
明細行が増えると、請求書が1ページに収まらず、2ページに分かれてしまうことがあります。
そのような場合に便利なのが、改ページプレビューです。
改ページプレビューを使うと、Excelが自動的に判断したページの区切り位置を確認できます。
点線で表示されている部分が、自動的に設定された改ページ位置です。
また、青い枠をドラッグすることで、印刷範囲やページの区切り位置を調整することもできます。
今回の講習では、明細を増やしてあえて2ページに分かれる状態を作り、そこから1ページに収める方法を確認しました。
印刷設定では、「シートを1ページに印刷」や「すべての列を1ページに印刷」といった設定を使うことで、ページ内に収めることもできます。
ただし、行数が多すぎる場合に無理に1ページに収めると、文字が小さくなりすぎて読みにくくなることがあります。
その場合は、無理に1ページに収めるのではなく、適切な位置でページを分けることも大切です。
10. 今回のまとめ
第11回では、前回作成した請求書を、より実務で使いやすい形に整えました。
今回の主な内容は以下の通りです。
単位をドロップダウンリストで選択できるようにした
工事名ごとに内訳を分けて入力できるようにした
工事ごとに小計を計算した
税抜合計、消費税額、税込合計を計算した
ROUND関数を使って消費税の端数処理を行った
ROUNDUP関数、ROUNDDOWN関数の考え方も確認した
上部の合計金額に税込合計を反映した
印刷範囲を設定した
改ページプレビューで印刷範囲を確認・調整した
請求書や見積書のような帳票では、入力しやすさ、計算の正確さ、印刷時の見やすさが重要です。
今回の内容を覚えておくと、請求書だけでなく、見積書、納品書、精算書、作業報告書など、さまざまなExcel帳票に応用できます。
Excelで帳票を作るときは、ただ表を作るだけではなく、実際に使う人が入力しやすく、印刷しても見やすい形に整えることを意識してみてください。
