下水道調査の図面づくりをExcel VBAで効率化した事例｜番号と記号をキー操作で配置
まずは動画で、実際の操作の流れをご覧ください（動画内のデータはサンプルです）。
YouTubeでもご覧いただけます：https://youtu.be/cssJbPsGD14
下水道調査の会社で、Excelの図形で作る調査図面に丸数字や記号を一つずつ貼り付けていた作業を、Excel VBAでキー操作だけで置けるようにした事例です。番号はマウスの位置に順番に置かれ、調査の数値に合わせて色も自動で変わります。社内でのテストで良好な結果が出たうえで、正式に納品しました。
業種：都内の下水道調査会社（社内で使う調査図面を作成）
困りごと：図面に番号つきの丸や記号を、コピー・貼り付け・位置合わせ・打ち直しで一つずつ置いていた
作ったもの：丸数字と記号をマウスの位置に呼び出し、数字の増減・色分け・大きさの調整までできるExcelのツール
使った技術：Excel VBA（Excelに組み込まれた自動化の仕組み）。今使っているExcelのブックに機能を足したため、新しいソフトは不要
期間の目安：最初の版まで約1週間、社内テストを経た正式な納品まで約1か月
費用の目安：13万円台
効果：社内でのテストで良好な結果となり、そのまま正式に納品した
調査図面の番号や記号を、一つずつ手で貼り付けていた
ご相談をくださったのは、下水道の調査を行っている会社の方です。調査の結果は、地図のような図面の上に番号つきの丸を置き、その横に調査で測った数値を書き込んでまとめています。図面はExcelの図形で作っていました。
番号の丸は、見本のシートからコピーして図面に貼り、位置を合わせて番号を打ち直す、という手作業です。光ファイバーがある場所は丸を水色にし、数値は昼と夜で、値の大きさに応じて色を変えて書き分けます。駐車場や一方通行などの記号も、同じように一つずつ貼っていました。ご希望は次のとおりです。
図面の上をクリックした位置に、番号の丸を1から順に置きたい
途中の番号からでも続けて置きたい
数値を入れたら、昼・夜と値の範囲に合わせて色を変えたい
駐車場・一方通行・段差などの記号も、クリックした位置に貼りたい
置いた丸数字や記号の大きさを変えたい
ご相談の内容は、Wordの説明と、今お使いのExcelのブックにまとめて送ってくださいました。
番号を入れてキーを押すだけで、図面に丸数字が置かれる仕組み
今お使いの図面のExcelに、丸数字や記号を呼び出す機能を足しました。番号と数値を書き込む流れは、下の図のとおりです。オレンジが人の作業、青が自動で行われる作業です。
図面のシートでショートカットキーを押し、呼び出し画面を開く
どの種類の丸数字を使うかを、テンプレートの番号で選ぶ
マウスの位置に丸数字が自動で置かれる
マウスを動かしてキーを押すと、続きの番号が自動で順に置かれる
調査の数値を、選んだ図形ごとにショートカットで増減する
値に合わせて、文字の色が自動で切り替わる
登録した記号を呼び出し、必要なら大きさをまとめてそろえる
ここからは、特に手間が減った3つの場面を紹介します。
コピーと位置合わせがなくなり、キーひとつで番号を置ける
以前は、見本から丸数字をコピーして貼り、図面の上で位置を合わせていました。今は呼び出し画面でテンプレートの番号を入れると、マウスの位置に丸数字が置かれます（下の画面の①）。続きの番号は「次」で順に置け、途中の番号からも始められます（②）。
数値の打ち直しと色分けを、ショートカットで済ませられる
以前は、数値を打ち直すたびに、昼か夜か、値がどの範囲かを見て色を変えていました。今は図形を選んでショートカットで数字を増減すると、値に合わせて色が自動で変わります。どの範囲を何色にするかは、設定シートの表で決めておきます（下の画面の①）。
記号の貼り付けと大きさの調整も、まとめてできる
駐車場や一方通行などの記号は、登録しておけばカーソルの位置に貼り付けられます。図面の縮尺に合わせて、貼り付けるときの大きさを決めておけるほか、置いた丸数字をまとめて拡大・縮小することもできます。倍率は設定シートで変えられます（上の画面の②）。
資料1つと打合せ1回で仕様が決まり、試しながら仕上げた
依頼する側が安心して進められるよう、次の3つを大事にしました。
送っていただいたWordとExcelを打合せの前に読み込み、「どの操作をどう楽にするか」を図にした提案資料を用意しました。ビデオ通話の打合せ1回で仕様が固まり、その日のうちに見積もりをお出ししています
最初の版は約1週間でお送りし、使い方は動画で説明しました。試していただく中で出た貼り付け時のエラーと、相談のときには出ていなかった「貼り付けるときの大きさ指定」は、その日のうちに直した版をお送りしています
正式な納品の前に、社内で実際に使って試す期間を取っていただきました。問題がないことを確かめてから納品し、その後の保守や追加もご相談いただける形にしています
費用の13万円台のうち大きな部分は、マウスの位置に丸数字を置く機能と、動作確認中の不具合対応や仕様の変更に備えた予備費です。
社内テストで良好な結果となり、そのまま正式に納品
最初の版をお送りしたあと、依頼者の方からは「想像以上の内容で満足している」とのお言葉をいただきました。修正した版で社内のテストを続けていただき、約1か月後に良好な結果だったとのご報告を受けて、正式に納品しています。
途中で、工事写真に電子黒板を写し込むスマートフォンのアプリについてもご相談をいただきました。アプリを作れる技術者は紹介できないことを正直にお伝えし、Excelで近いことをする案をお出ししましたが、現場で1日に何百枚も撮影する作業には合わないとのことで、見送りになっています。
同じ仕組みが使えそうな業務
図面や地図の上に、番号や記号を一つずつ置いていく作業は、ほかの業種にもあります。
設備点検・測量の会社で、点検した場所に番号と測定値を書き込む図面
建物の管理で、フロア図に機器や消火器の位置を記号で示す配置図
倉庫や店舗のレイアウト図で、棚や商品の番号を並べていく作業
Excelでどこまでできるかは「Excelって、実はここまでできます」でも紹介しています。
よくある質問
Excelの図形で作った図面のまま、作業だけを速くできますか？
できます。この事例では、図面の作り方は変えず、今お使いのExcelのブックに丸数字や記号を呼び出す機能を足しました。見本の丸数字や記号も、これまでのシートをそのまま使っています。慣れたやり方を変えずに、手作業の部分だけを短くできます。
番号や記号の種類を、あとから自分で増やせますか？
増やせます。記号は決まった名前をつけてシートに登録すれば、呼び出せるようになります。この事例では、グループにした図形は大きさの変更がずれやすいため、画像として貼った形で登録していただくようお伝えしました。色分けの範囲や倍率も、設定シートの表で変えられます。
相談のときに伝えていなかった要望も、あとから足せますか？
内容によりますが、多くの場合は足せます。この事例では、最初の版を試していただく中で「貼り付けるときに大きさを決めたい」とのご要望をいただき、同じご依頼の中で追加しました。動作確認中の変更に備えた予備費を、最初の見積もりに含めていたためです。
まとめ
調査図面に番号や記号を一つずつ貼る作業は、1つひとつは小さくても、図面の数だけ積み重なります。この事例では、今のExcelの図面はそのままに、丸数字の配置・数値の色分け・大きさの調整をキー操作だけでできるようにしました。
新しいソフトに乗り換えなくても、毎日の手作業のうち「同じ操作の繰り返し」になっている所だけを、Excel VBAで短くすることができます。
似たお悩みをお持ちの方へ
図面や配置図づくりに時間がかかっている場合は、今お使いの図面のExcelと、普段の作業の手順を書いたメモがあれば、どの操作を短くできるかを一緒に整理できます。打合せの前に資料を読み込み、図にしてご提案するので、仕様を細かく決めていなくても進められます。
この記事を書いた人：Softex Celware 代表。Excel VBA・GASを中心に、中小企業の業務に合わせたツールを開発しています。開発実績は累計900件超（2026年11月時点）。ココナラのIT部門ランキングで1位を獲得。技術評論社から書籍を出版（2024年）。
