【開発事例】溶接資格管理の業務効率化ツール（Excel VBA）

※掲載している内容・資料は、実際の案件に基づきつつ、個人・企業が特定できないよう内容を一部加工・再構成したものです。守秘義務に配慮し、実際の顧客情報等は一切含まれておりません。

◆ 背景と課題

私が会社員時代（造船所）に担当した業務の中で、特に印象的だったのが溶接資格の管理業務の効率化でした。

造船所では、現場ごとに求められる溶接作業が異なり、それに応じて必要となる資格も多岐にわたります。資格の種類は100種類以上あり、それぞれに「溶接姿勢」「対象材」「溶接方法」「突合／隅肉」「板／パイプ」などの細かい分類が存在し、しかも一部の資格同士には併用可能なルール（上位資格を持っていれば下位資格を代替できる）も設定されていました。

資格は3年間有効であり、有効期限の管理、更新対象者の抽出、資格試験の実施スケジュール管理など、非常に煩雑で人的ミスが起こりやすい業務が毎月繰り返されていました。

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◆ 試験実施までの主な業務フロー

1. 部署ごとに必要資格をアンケート調査（10部署以上、従業員数1000名超）

2. 月1回の資格試験に向けて対象者を選定（最大200人／回）

3. 対象者別に異なる試験科目を設定し、関係書類を作成

4. 資格試験の当日までに必要な材料や設備を手配

5. 試験実施後、合否データの記録・再試験の案内・各部署へのフィードバック

6. 協会向けの提出書類の作成

この一連の流れがすべて手作業だったため、属人化・非効率・ミスのリスクが顕著でした。

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◆ 開発したExcel VBAツールの概要

✅ 1. 資格一覧と併用ルールのデータベース化

• 資格間の**併用可否ルール（上位資格保持者がカバーできる資格）**をロジック化

• 不要な資格の重複取得を自動で回避

  
  

✅ 2. アンケートフォーム自動生成／入力支援

• 各部署向けの必要資格アンケート用紙を自動生成

• 結果の取り込みもテンキー操作やセルのダブルクリックのみで入力可能に

  
  

✅ 3. 資格期限の自動監視と更新提案

• 各従業員の資格保有状況と期限を管理

• 有効期限6ヶ月前を境に自動で更新対象者をリストアップ

  
  

✅ 4. 試験スケジュールと対象者の自動割当

• 月次の試験スケジュールに合わせて試験対象者・試験内容を自動生成

• 上記をもとに協会提出用書類も自動作成

  
  

✅ 5. 試験結果の入力支援と再試験管理

• 現場からの手書き記録をテンキーのみで再入力可能なフォームを設計

• 試験段階（外観・断面など）ごとの合否結果を分類保存

• 不合格理由の写真付きフィードバック資料も自動作成

  
  

✅ 6. 人員異動・新規雇用・退職者のデータ連携

• 総務部から定期的に送付される人事データのExcelファイルを取り込むだけで、

  • 新規雇用者の追加

  • 退職者の削除

  • 部署異動の反映 を自動で処理

• 名簿と資格保有状況を常に最新の状態に維持

• 追加された新規従業員に対して、必要資格を即座に判定し、試験計画に自動反映

  
  

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◆ 工夫した点と成果

• 現場運用に即したUI：PCの持ち込みが困難な作業環境に合わせ、手入力からの転記作業も効率化。 また、一般的なIT企業のようにすべてをタブレットで入力・管理する方針ではなく、現場の実情に即し、紙での記録を前提としたワークフローを採用。紙にメモを書き込んだり、その場の状況を詳細に残せるという利点を活かし、紙で記録された試験結果や現場のコメントなどを、テンキー操作などで素早くパソコンに入力・反映できる設計とした。 この方式により、現場の負担を最小限にしつつ、システム側では効率的かつ正確なデータ管理が可能となった。

• ルール化困難だった併用資格のロジック化：熟練者しか分からなかった運用ルールをコードで明確に整理

• 属人化の排除と標準化：誰が操作しても同じ結果が得られる業務プロセスを実現

• 月次試験準備時間を大幅短縮：書類作成と対象者抽出にかかる時間を大幅削減

  
  

◆ まとめ

この案件では、**Excel VBAの得意領域である「業務ロジックの自動化」と「データ入力支援」**を最大限に活かしました。特に、「資格の併用ルール」や「資格期限管理」、さらに「人事情報の自動連携」など、複雑でミスが起こりやすい業務の可視化と自動化は、現場からも非常に好評でした。

属人化していた資格管理業務を標準化・効率化したことで、運用の安定化とコスト削減に大きく貢献できたと感じています。