今治Excel教室｜第6回レポート 印刷設定およびPDF化の基本
- yuji fukami
- 44false02 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
- 読了時間: 11分
更新日：30false14 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
第6回 今治Excel教室を開催しました（2026年2月6日）
2026年2月6日、ローカル開催の 今治Excel教室・第6回 を行いました。
お客さんから送られてきたExcelファイルを、いつも通りに印刷しようとしたら――「なぜか2ページになった」「1ページ目の一番下だけ切れて、残りが2枚目に出た」こんな経験、意外と多いと思います。
実はこれ、Excelの操作ミスというよりも、**“環境の差”**で起きることがほとんどです。たとえば、作成者と自分のPCでフォントが違ったり、プリンター設定や倍率が違ったりすると、見た目は同じでも印刷範囲だけが微妙にズレてしまいます。
そこで第6回の今治Excel教室では、印刷前に必ずやっておきたい基本手順として、
改ページプレビューで「どこが2ページ目に押し出されているか」を目で確認する
枠線をドラッグして、1枚に収まるように調整する
Ctrl+Pの印刷プレビューで「1ページに収める」設定を使って仕上げる
この流れを、実例を使って練習しました。さらに、印刷のズレを防ぎつつ資料としての信頼性も上がるPDF出力の活用まで、セットで解説しています。
まずは、今回の講座内容を1枚でまとめたインフォグラフィックからご覧ください。
この回で扱った内容
送られてきたExcelが「なぜか2ページ」になる原因は、フォントやプリンタなどの環境差が多い
印刷前の基本は [表示] → 改ページプレビュー で印刷範囲（太い枠）を確認すること
青い枠線は クリック＆ドラッグ で動かせるので、1枚に収まるように調整できる
最終仕上げは Ctrl+P（印刷プレビュー） で全体を確認する
「拡大縮小」の “シートを1ページに印刷” を使うとズレを吸収しやすい
長い表は タイトル行の繰り返し（印刷タイトル） を設定すると、各ページに見出しが出て読みやすい
ヘッダー／フッターで ページ番号（例：1/4） を入れると、資料として迷子になりにくい
仕上げとして PDF出力 を挟むと、印刷ズレ防止・固定保存・共有の3点で便利
最終的なルーティンは「改ページプレビュー → Ctrl+P → 必要ならPDF」の3ステップ
①まずは改ページプレビューでの印刷範囲の確認（紙を無駄にしない基本）
取引先やお客さんから送られてきたExcelファイルを、そのまま印刷しようとして――「なぜか2ページになった」「下が少し切れて2枚目に出た」「印刷範囲がズレている」こういったトラブル、かなりよく起きます。
これは自分の操作ミスというよりも、**作成者と自分の環境の違い（フォント・プリンタ設定・表示倍率など）**で、印刷範囲が微妙に変わってしまうのが原因になりがちです。だからこそ、いきなり印刷ボタンを押すのではなく、印刷する前に「印刷範囲がどうなっているか」を先に確認するのが大事です。
その確認に一番おすすめなのが、Excelの 「改ページプレビュー」 です。
改ページプレビューで、印刷範囲を“目で見て”確認する
改ページプレビューに切り替えると、印刷される範囲が 太い枠（青枠/黒枠） で表示されます。つまり、「どこまでが1ページ目で、どこからが2ページ目なのか」が一発で分かります。
[表示] タブ → 改ページプレビュー
太い枠が「印刷される範囲」
ここで、もし枠の外に少しだけはみ出していたら、印刷すると “下だけ切れて2ページ目へ” になってしまう可能性が高いです。印刷する前に気づければ、紙を無駄にせずに済みます。
おかしい時は、青い枠線を「クリック＆ドラッグ」で調整できる
改ページプレビューが便利なのは、確認だけで終わらないところです。もし印刷範囲がズレていたら、青い枠線をクリックしてドラッグするだけで、印刷範囲をその場で調整できます。
はみ出している部分を枠内に戻す
1ページに収めたい位置まで枠を動かす
この操作だけで「なぜか2ページになる問題」がサクッと直ることが多いので、印刷前の基本手順として覚えておくとかなり強いです。
②印刷プレビューでよくある設定（拡大縮小の設定）
取引先やお客さんから送られてきたExcelファイルは、こちらのPCで開いて印刷すると 印刷範囲が微妙にズレる ことがよくあります。画面上では1枚に見えているのに、印刷すると下が少し切れて2ページになったり、右側がはみ出したり…という現象ですね。
こういった“ズレ印刷”を減らすために、第6回では 印刷プレビュー（Ctrl + P）で拡大縮小を設定しておく というテクニックを教えました。
Ctrl + Pで印刷プレビューを開く（まずここが入口）
まずはショートカットキーで印刷プレビューを開きます。
Ctrl + P（印刷プレビュー）
この画面を開くと、右側にプレビューが表示されるので、「今の状態だと何ページになるか」「どこが切れそうか」を印刷前にチェックできます。
“シートを1ページに印刷”を設定すると、環境差に強くなる
印刷プレビュー画面の「拡大縮小（スケーリング）」には、よく使う設定があります。中でも一番重要なのが、次の設定です。
「シートを1ページに印刷」
これを指定しておくと、PCやプリンタ環境が違っても、シート全体が1ページに収まるように自動調整されます。つまり、「別のPCで開いたら2ページになった…」という事故を減らせるため、紙の無駄がさらに減ります。
印刷される資料を相手に渡す場面では、こういった配慮があるだけで「きちんとしている」印象になります。個人的には、この設定をしておくこと自体が 一つのビジネスマナー だと思っています。
もう一つ大事：「すべての列を1ページに印刷」（縦長の表でよく使う）
次に使用頻度が高いのがこちらです。
「すべての列を1ページに印刷」
これは、表が横に長くて右側がはみ出す時に便利です。縦方向（行）は複数ページになってもOKとして、横幅だけは必ず1ページ内に収めたいときに使います。
たとえば、一覧表や明細表などで「右端の列が次ページに飛ぶのを防ぎたい」場合に効果的です。
「すべての行を1ページに印刷」は使用頻度は低め（知識として押さえる）
もう一つの設定として、
「すべての行を1ページに印刷」
もありますが、これは縦方向を1ページに押し込む設定なので、文字が極端に小さくなりやすく、実務では使用頻度は高くありません。（※知っておくと役立つ場面はありますが、まずは優先度低めでOKです）
まとめ：よく使うのは「上から2つ」
拡大縮小の設定で、まず覚えてほしいのは次の2つです。
シートを1ページに印刷（いちばん重要）
すべての列を1ページに印刷（横幅がはみ出す時に重要）
この2つを使い分けるだけで、印刷の失敗が一気に減り、紙の無駄も減らせます。
③タイトル行の設定（全ページに特定の行を表示する）
出納帳や集計表、売上明細など、縦に長いExcel表を印刷する場面はよくあります。このとき困るのが、2ページ目以降に進むと「列の見出し（タイトル行）が消えてしまい、何の列なのか分からなくなる」問題です。
そこで第6回では、印刷物を見やすくする定番設定として**「タイトル行（見出し行）を、すべての印刷ページに繰り返して表示する方法」**を教えました。
これを設定しておくと、たとえば1ページ目にある「日付 / 科目 / 金額 / 摘要」といった見出し行が、2ページ目・3ページ目にも自動で印刷されます。長い帳票ほど効果が大きく、実務ではかなり重要な設定です。
こんなときに役立ちます（用途）
出納帳・請求明細・集計表など、縦長で複数ページになる表を印刷するとき
2ページ目以降でも、列見出しを常に表示して読み間違いを防ぎたいとき
印刷物を相手に渡す資料で、見やすさ・信頼感を上げたいとき
設定手順（例：1行目をタイトル行にする）
今回の例では、1行目をタイトル行として設定しています。手順は次の通りです。
[ページレイアウト] タブを開く
「ページ設定」グループの右下にある 小さなボタン（ダイアログ起動） をクリック
「ページ設定」画面が開いたら [シート] タブを選ぶ
「タイトル行」（または「印刷タイトル」内のタイトル行）をクリック
シート上で 1行目 を選択する（例：$1:$1 になる）
OK を押して確定
これで、印刷が複数ページになっても、毎ページの先頭に1行目が自動で印刷されるようになります。
設定できたかの確認方法（Ctrl + Pでチェック）
設定後は、必ず Ctrl + P（印刷プレビュー） で確認します。
2ページ目・3ページ目を表示して、見出し行が毎回出ているかを見る
出ていればOK、出ていなければ「タイトル行の範囲」が正しく入っているかを見直す
④PDF化（Excelの標準機能を使用）
次に扱ったのが PDF化（PDF出力） です。インフォグラフィックでも紹介した通り、PDF化は「ただの保存形式」ではなく、印刷・保存・共有の場面でかなり強い武器になります。
ここでは、PDF化のメリットを3つに整理した上で、Excelの標準機能（Microsoft Print to PDF）での手順も、実際の画面に沿って解説します。
PDF化のメリットはこの3つ
①どの端末でも見られる（相手に渡しやすい）
Excelファイルは、環境によって見え方が変わったり、そもそもExcelが入っていない相手もいます。一方PDFなら、PC・スマホ・タブレットなど どんな媒体でも比較的同じ見え方で確認できるので、資料として渡すときに安心です。
②「今の状態」を固定データとして残せる（編集されにくい）
Excelのままだと、あとから簡単に編集できてしまいます。見積書・帳票・提出資料など「この時点の形を残したい」場面では、PDFにしておくと “固定データ（証跡）”として残せる ので信頼性が上がります。
③印刷前の最終確認ができる（紙を無駄にしない）
印刷プレビュー（Ctrl+P）でも確認はできますが、環境差によって「プレビューではOKでも、印刷結果が微妙にズレる」ことが起きる場合があります。そこで一度PDFに出力し、PDFを“最終成果物”として確認してから印刷すれば、印刷ミスや紙の無駄をさらに減らせます。
Excel標準機能でPDF化する手順（Microsoft Print to PDF）
ここからは、実際の操作手順です。基本的には「印刷」画面を使ってPDF化するので、入口は同じです。
手順
Ctrl + P で印刷画面を開く（印刷プレビュー）
プリンターの選択で 「Microsoft Print to PDF」 を選ぶ
必要なら、ここで 拡大縮小（シートを1ページに印刷 など） を整える
印刷（または保存） をクリック
「名前を付けて保存」画面で 出力先フォルダ と ファイル名 を指定
保存 をクリックしてPDF出力完了
この方法なら、追加ソフトなしでWindows標準の機能だけでPDF化できます。
【小技】出力先フォルダは“フルパス貼り付け”で一瞬で指定できる
PDF保存のとき、地味に面倒なのが「毎回フォルダを手で探しに行く」作業です。
そこで今回教えたのが、**エクスプローラー上部のアドレス欄（パスが表示される部分）**を使う方法です。
フォルダを一瞬で開く手順（おすすめ）
事前に、保存したいフォルダをエクスプローラーで開く
画面上部の アドレス欄（フォルダの場所が表示される部分） をクリック
すると C:\Users\... のような フルパス 表示になります
そのフルパスを コピー（Ctrl + C） しておく
PDF保存画面（名前を付けて保存）で、同じアドレス欄に 貼り付け（Ctrl + V）
Enter を押すと、そのフォルダに一発で移動できます
これを覚えておくと、「どこに保存するんだっけ？」と探し回る時間がほぼゼロになります。PDF化を日常的に使うなら、かなり効く時短テクニックです。
まとめ：PDF化は“仕上げ”として入れると強い
PDF化は「共有しやすい」「固定データとして残せる」「印刷前の最終確認になる」
Microsoft Print to PDFで、Excelの標準機能だけで出力できる
保存先は“フルパス貼り付け”で一瞬で指定できる
印刷前のルーティンとして、必要なときは PDF化まで行ってから印刷すると、失敗がぐっと減ります。
⑤ページ番号を自動的に設定（ヘッダー／フッター）
印刷が複数ページにわたる資料で、意外と困るのが 「この紙、何ページ目？」問題 です。ページがバラけたときに順番が分からなくなったり、複数資料が混ざったときに混乱したりします。
そこで第6回では、資料を“帳票として整える”ための仕上げとして、ヘッダー／フッターでページ番号を自動で入れる方法を教えました。
たとえば、フッターに「1/4」「2/4」…のように入れておくと、紙で見たときの分かりやすさが一気に上がります。こういう一手間が、実務では「丁寧な資料」に見えるポイントでもあります。
こんなときに役立ちます（用途）
印刷が2ページ以上になる帳票（出納帳・明細・集計表など）
提出資料を紙で渡すとき（バラけても順番が分かる）
社内共有で資料が混ざりやすいとき（取り違え防止）
設定手順（フッターにページ番号を入れる）
ページ番号の設定は、ページレイアウト → ページ設定から行います。添付画像の通り、操作の流れは次の通りです。
[ページレイアウト] タブを開く
「ページ設定」グループの右下にある 小さなボタン（ダイアログ起動） をクリック
「ページ設定」画面が開いたら [ヘッダー/フッター] タブを選ぶ
「フッターの編集」（または「フッター」欄）を選択
フッター編集画面で、ページ番号を入れたい位置（例：右側）をクリック
挿入ボタンから 「ページ番号」 と 「総ページ数」 を入れる
例：「ページ番号 / 総ページ数」→ 1/4 の形式になる
OK で閉じて確定
※今回の講座では、実務でよく使う 右下（右側フッター）に「1/4」形式 を入れる例で解説しました。
設定できたかの確認（Ctrl + Pで最終チェック）
設定後は、必ず Ctrl + P（印刷プレビュー） で確認します。
1ページ目に「1/○」が入っているか
2ページ目以降が「2/○」「3/○」…と自動で変わっているか
位置が見やすい場所（右下など）になっているか
これが確認できれば、ページ番号設定は完了です。
ひとこと：ページ番号は“資料の見た目”を整える最後の一手
ページ番号は、内容を変える機能ではありませんが、「読み手の迷いを減らす」「資料として整って見える」 という意味で効果が大きいです。
複数ページになりそうな資料では、印刷前の仕上げとしてぜひ入れてみてください。
